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皆さんこんにちは、ぷよりんです。
突然ですが、働いている方に質問です。
あなたが今やっている仕事は、あなたが休んでも周りの誰かが出来ますか？
何が言いたいかと言うと、世の中の多くの仕事は自分１人しか出来ない仕事は駄目なものです。
今回は仕事の標準化について書きたいと思います。
目次
標準化とは
何故標準化が必要なの？
標準化の為に必要なものは？
作業の標準化は誰の為？
標準化の改良方法
最終目標
標準化とは
仕事で言う標準化とは、業務効率をあげる意味合いが強いのですが、簡単に言うと誰がやっても同じ状態に出来るようにする事が標準化です。
何故標準化が必要なの？
これは、業務を出来るだけ効率的に出来るようにかつ、少しでもやり易くする為に標準化が行われます。
例えば書類について考えると、標準化すると言うことは、フォーマットを統一します。
フォーマットを統一すれば、誰が書いても同様の項目を書く事になるので、比較がし易く、また項目のぬけ漏れも防止出来ます。
作業で言えば、最も効率の良い人を見本とする事で、作業効率が上がり、また同じ作業の仕方をする事で教育がし易くなります。
マニュアルがなければ、AさんとBさんは同じ作業を少しずつ違う方法でしているかもしれません。
互いにそれぞれが作業をする上では問題ないでしょうが、教えられる人は大変です。
AさんとBさんにそれぞれ違うやり方を教えられるとどちらを信じて良いのかわからなくなります。
最悪気を使う新人であれば、Aさんに教えられる時はAさんのやり方、Bさんに教えられる時はBさんのやり方でと言う行動を取る人もいるはずです。
このような事を無くすために、標準化が行われています。
標準化の為に必要なものは？
それはマニュアルです。
マニュアルとは、手引書の事です。
要は作業手順がまとめられていて、それを見ることによって、作業者がその作業が出来るようにする為のものです。
なので、標準化をする上でマニュアルがないのであれば、まずマニュアルを作る所からスタートになります。
参考までに、私の今働いている会社はほとんど口伝でした。
つまり口頭で言われた事を新人はメモし、同じ作業をしていました。
もちろん伝える人によっても、内容はぶれますし、教える側も人間なので伝え忘れ後で追加される事も多々ありました。
これをなくす為に私がまずやった事は、マニュアルを作成する事でした。
特に、私の場合先輩社員が全て辞める事が決まっていたので、新人の私が数ヶ月遅れて入って来た新人を鍛えなければならない状況になってしまいました。
そんな状況で伝え忘れを無くす為に、マニュアルを作成し、作業に関しても作業漏れが出ないようにチェックリストを作成しました。
作るその時は大変でしたが、結果作った事によって、私は私の分身を得る事が出来ました。
作業の標準化は誰の為？
では作業の標準化は誰の為に行うものでしょう？
それは自分の為でもあり、入ったばかりの新人の為でもあります。
自分が人に教えるのが楽になり、また新人もマニュアルを見る事で教わった事を思い出す事が出来ます。
さらに経験が浅い者でもマニュアルを使う事で、他の人に教える事が出来ます。
その為に内容は新人がわかる内容にすべきです。
逆に言えば、新人が出来るものであれば誰でも出来ると考えて良いでしょう。
標準化の改良方法
要はマニュアルの見直しになりますが、どうすればよいでしょう？
これは方法の１つで私がやった方法になりますが、ずばり新人にマニュアルを見直してもらう事です。
マニュアルを使いながら新人に作業を教えた後に、今度はマニュアルを見て作業をやって貰います。
そのマニュアルを見ながらやった際に、わからなかった事、もしくは追記しておいた方が良い事をすぐに直して貰います。
それを使って新人から新人に教え貰う、その後同じ事をすると、どんどん内容が良くなっていきます。
これが私のとった改修の方法です。
新人も人に教える事によってより早く作業を覚え一石二鳥となりました。
最終目標
最終目標は、誰が教えても同じ様に作業が出来るようになる事です。
今自分がやっている作業が他の人が出来るようになれば、自分は他の事に挑戦出来ます。
そのサイクルをどんどん増やす事で、多種の作業が出来る人が増えて、互いに助け合えるようになれば、一番良い形になります。
休みも取りやすくなるし、生産性もあがるので良い事が多くあります。
0からのスタートだと、マニュアルの作成が時間が掛かる所ですが、マニュアルがなく新人に教えるのに困っている等の場合は一度挑戦してみては如何でしょうか？
最後までお読み頂きありがとうございます。
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